ASSISTANT(E) DE DIRECTION [96798] - #47899

Description de l'établissement :

180 métiers, 1 sens commun.

Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier ! Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son territoire.

Intégrer nos équipes, c’est évoluer dans un environnement de pointe, et trouver du sens dans les valeurs du service public pour offrir à chacun, quelle que soit sa situation, les meilleurs soins.

Description de la mission :

PRESENTATION DU POLE / DIRECTION

La Direction des Ressources Humaines est chargée de la gestion du personnel non

médical du CHU, de son recrutement à sa retraite en passant par les diverses

étapes d’une carrière professionnelle (maladie, avancement, formation, etc.).

DEFINITION

L’assistant(e) de direction accompagne les Directeurs des Ressources Humaines afin

de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de leur activité.

En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère,

coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à les seconder :

gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de

dossiers…

Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le

traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications

téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction.

ACTIVITES PRINCIPALES

➢ Organisation de l’emploi du temps des Directrices des Ressources Humaines

• Prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation et suivi des

déplacements (ordre de mission, frais de déplacement, billets de train,

véhicules), préparation des dossiers ;

• Planification et organisation de réunions internes et externes annuelles ou

ponctuelles (réservation de salle, convocations des participants, préparation des

dossiers, envoi des documents).

➢ Gestion du secrétariat

• Accueil physique et téléphonique (information, orientation, public externe et

agent du CHU) ;

• Lancement et suivi des commandes (papeterie, prestation café) ;
• Gestion des déménagements du service.

➢ Gestion et suivi des correspondances RH

• Traitement du courrier entrant et sortant de la DRH (interne et externe, gestion

via la GED, tri, diffusion) ;

• Mise en forme de courriers, rapports, notes et reproductions de documents.

ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE

➢Organisation des Journées d'Accueil des Nouveaux Recrutés

• Planification des dates sur les agendas des intervenants (en lien avec les disponibilités de la Directrice Générale) et diffusion de la note de service ;
• Réservation des salles (amphi Lapeyronie et salles de réception La Colombière) ;
• Logistique en amont et en aval des journées : mise à jour des listes des nouveaux agents, envoi des convocations (agents et cadres, par mail et voie interne), commande des prestations (pause-café, buffet), reprographie, mise en place logistique et présence le jour de la session d’accueil, etc.

➢Activités complémentaires en fonction des besoins ponctuels de la direction

• CAP/CCP
• ETH
• Elections Professionnelles

PARTICULARITES DU POSTE

Poste bénéficiant de la NBI ;

Permanence à tenir jusqu’à 17h30 en alternance avec l’autre assistante.

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES (internes et externes)

• Direction Générale ;
• Directions de site et fonctionnelles du CHU ;
• Direction Coordination Générale des Soins ;
• Organisations syndicales ;
• Attachés d'Administration Hospitalière de la DRHF ;
• Les secteurs de la DRHF ;
• Tout agent du CHU ou toute personne extérieure à l’établissement ;
• Les acteurs externes : autres établissements, ARS, etc.

LIAISONS HIERARCHIQUES

• Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue
• Directrices adjointes des Ressources Humaines et de la Formation Continue

LIEU D'EXERCICE

Secteur : Direction des Ressources Humaines et de la Formation Continue

Activité du poste : 100%

Horaires : 8h-16h ou 9h30-17h30 ou 8h30-16h30

Repos : week-end et jours fériés

Profil recherché :

SAVOIR FAIRE REQUIS

Compétences techniques

• Connaissance du statut des personnels non médicaux de la fonction publique hospitalière
• Savoir rédiger des notes, des analyses relatives à son domaine de compétence

Compétences relationnelles

• Communication / relations interpersonnelles dans son équipe et au sein de la DRHF
• Lien avec les autres partenaires de l’établissement (syndicats, service de santé au travail, autres directions, cadres des services…)
• Accueil, orientation, renseignement du public

Contribution à l'organisation

• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (procédure, traçabilité…)
• Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s’adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais

Compétences spécifiques liées au poste

• Logiciel dédié à la gestion RH (M-RH) et intranet
• Outils bureautiques généraux (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
• Kiosque RH et Portail RH
• Logiciels spécifiques (GED, portail CHUM’4U, SPPART, REGO, Yousign, etc.)

SAVOIR ETRE REQUIS

• Discrétion, confidentialité ;
• Rigueur et organisation ;
• Esprit d’équipe, sens de l’écoute, diplomatie, patience et sens de la synthèse ;
• Capacité d’adaptation, réactivité, autonomie et polyvalence ;
• Force de proposition, esprit d’initiative.

PREREQUIS INDISPENSABLES

Connaissance et appétences dans les Ressources Humaines et la Fonction Publique Hospitalière.

Horaires : Horaires normaux

Période de la journée : Jour

Contrat à durée déterminée, Contrat à durée indéterminée