Secrétaire direction des soins [100525] - #53602

Description de l'établissement :

Etablissement support du groupement hospitalier de territoire Sud Val-D'oise Nord Hauts-de-Seine, le centre hospitalier d'Argenteuil dispose de 645 lits d'hospitalisation complète et 151 places d'hospitalisation de jour de MCO, psychiatrie, Soins de Longue Durée et Soins de Suite et Réadaptation.

Fort de ses 2 600 professionnels de santé engagés au quotidien dont 2250 agents non-médicaux exerçant 124 métiers différents, l'établissement se distingue par une activité non programmée élevée, une maternité de niveau 3, une offre médicale et chirurgicale, une filière complète de cancérologie ainsi qu'un plateau technique important. Ces caractéristiques font du CHA un établissement dynamique en Île-de-France.

Description de la mission :

Au niveau du remplacement:

• Coordonner les remplacements des professionnels non médicaux rattachés à la direction des soins
• Élaborer les tableaux de suivis sur les demandes de remplacements et réaliser les statistiques
• Gérer la boîte mail et les appels téléphoniques de la cellule de remplacement
• Assurer la facturation des missions d’intérim

Au niveau de la gestion des lits :

• Référencer le nombre de lits disponibles auprès des services d’hospitalisation conventionnelle
• Renseigner le tableau récapitulatif des lits disponibles et le transmettre aux services des urgences
• Renseigner le ROR (autant de fois que demander par l’ARS).

Secrétariat administratif

• Gestion de l’agenda des directeurs et des plannings d’activités
• Réception et dispatching du courrier auprès des personnes concernées,
• Traitement et mise en forme des courriers, rapports, comptes rendus et dossiers divers (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Préparation, suivi, classement et archivage des dossiers, rapports, comptes rendus.
• Elaboration de statistiques
• Mise à jour des procédures et de la réglementation, classement et archivage.
• Saisie et mise en forme du rapport d’activité,
• Approvisionnement des articles de papeterie et sanitaires

Communication interne et externe

• Accueil physique, renseignements généraux ou spécifiques,
• Filtrage des communications téléphoniques,
• Réception et transmissions des messages,
• Suivi de l’activité du service avec mise à jour de l’organigramme.
• Mise à jour de l’annuaire électronique
• Diffusion de l’information
• Suivi des plannings prévisionnels et absences des responsables de secteur.
• Participation aux réunions dont elle assure les comptes rendus, notamment la CSIRMT
• Par les réponses apportées (fond et forme) contribue à améliorer l’image et l’action de la Direction des Soins.

Organisation

• Organisation et préparation des réunions (réservation de salle, matériel, reprographie de dossiers),
• Prise de notes et rédaction des comptes rendus ou de procès-verbaux
• Diffusion des documents.

Gestion

• Gestion du vivier de candidatures spontanées
• Accueil des agents et gestion administrative des dossiers,
• Diffusion des postes vacants en interne, mise à jour des offres d’emploi sur le site Internet
• Suivi du tableau des mouvements (entrées, départs, mobilités internes)
• Gestion des remplacements intérimaires (demandes, affectation, suivi administratif et comptable)
• Gestion des retours de notation – évaluation annuelle
• Suivi et classement des fiches de poste et profils d’unité
• Gestion et suivi des activités de la Direction des Soins.

Horaires : Horaires normaux

Période de la journée : Jour

Contrat à durée déterminée, Contrat à durée indéterminée