Assistant·e administratif·ve - Direction de la Culture et du Patrimoine (H/F) - #52553

Au sein du service Création, Territoires et Publics, l'assistant·e administratif·ve assure la prise en charge de l’ensemble des demande de subventions du service (1700 dossiers environ), participe au premier niveau d’instruction des demandes d’aides dans AIDEN, élabore et contrôle des tableaux de suivis des prises en charge, prend en charge les appels de premier niveau relatifs au portail Nos aides en ligne et aux dispositifs du service et apporte un soutien ponctuel aux gestionnaires administratifs, ainsi qu’un support fonctionnel et logistique au service.

A ce titre, vous serez chargé·e :

D'assurer la prise en charge des dossiers sur le portail jusqu’à leur enregistrement et classement dans la GED (gestion électronique de documents) - 70 % :

• vérifier les tiers : adresse postale, coordonnées téléphoniques, courriel et représentants,
• rattacher le dossier de demande d’aide au bon Tiers lorsqu’une création de doublon a été détectée, puis suppression du Tiers créer par erreur en lien avec la direction des Finances,
• vérifier les pièces pour garantir à la direction opérationnelle la qualité des informations saisies,
• le cas échéant, informer le Tiers de l’état d’avancement du dossier,
• élaborer et actualiser le tableau de prise en charge pour recenser les dossiers et relance des chargé.es de mission, gestionnaire et alerte cheffe de service.

De prendre en charge les appels de premier niveau relatif au portail des aides - 20 % :

• pour accompagner le porteur de projet dans la saisie des données, la création du compte, et alerter le service affèrent lors de la rencontre de bug par les partenaires,
• assurer un accueil téléphonique en informant et en orientant les usagers vers les chargé·e·s de missions et les gestionnaires administratif·ve·s, tout en étant capable de fournir un premier niveau de réponse sur le traitement administratif du dossier (enregistrement),
• procéder aux appels téléphoniques pour relance et avancement des dossiers.

D'apporter un renfort sur la gestion des dossiers Aux Arts Lycéen.es et apprenti.es - 5 % :

• demander des compléments et des contributions auprès des porteurs de projet (budget, CV des artistes et autres documents).

D'effectuer l'accueil et apporter un soutien au service - 5 % :

• au quotidien, contribuer à la qualité d’accueil téléphonique,
• ponctuellement, pour nécessité de service, produire les courriers nécessaires pour la continuité des opérations du service, notamment les lettres d’information, de refus, et autres convocations,
• exceptionnellement, en cas de nécessité de suppléance, apporter un soutien par la réalisation de tâches de secrétariat, diffusion de l’information de premier niveau à l’ensemble du service.

• Connaître l'environnement administratif, institutionnel et politiques de la collectivité et de la Direction Générale
• Connaître les différents dispositifs mis en œuvre au sein du service création, territoires et publics
• Maitriser les outils bureautiques afin d'être en capacité de construire des tableaux adaptés en utilisant les logiciels de façon optimale (notamment Excel)
• Maitriser les outils de gestion de subvention AIDEN / ALFRESCO / GED / Grand Angle / Cap Data / IXBUS
• Être en capacité de gérer des pics d’activités et hiérarchiser ses tâches
• Savoir anticiper, s’adapter et faire preuve de réactivité
• Savoir planifier de façon optimale son activité afin d’assurer la permanence du service
• Être pédagogue et savoir communiquer avec des interlocuteurs variés
• Être rigoureux·se et organisé·e
• Être autonome dans les responsabilités tout en sachant rendre compte et solliciter des arbitrages
• Être aimable, courtois.e et diplomate
• Faire preuve de discrétion professionnelle et avoir le sens du service public
• Savoir travailler en équipe