chargé/e de collecte et de traitement d’archives numériques / e-archiviste (n°2318) - #46893

À propos de nous

LE GARD C’EST VOUS

Avec ses 745 000 habitants, le département du Gard se place au 4ème rang national de la croissance démographique. Territoire situé entre Camargue et Cévennes, le Gard offre un éventail riche de découvertes, allant de son patrimoine historique à ses traditions festives, en passant par ses paysages singuliers.

Premier employeur du territoire, le Conseil départemental agit quotidiennement au service des Gardoises et des Gardois aux côtés de ses 3 600 agents. Ses actions s’inscrivent dans une politique dynamique, solidaire, sociale, et soucieuse des enjeux environnementaux.

Mission

Missions Du Service Numérique

Le service Numérique coordonne la gestion du Système d’information archivistique (SIA), comprenant l’informatisation, l’indexation et la mise en ligne des instruments de recherche, le suivi des opérations de numérisation des fonds (du contrôle des images à leur mise en ligne), la gestion du site internet des Archives départementales archives.gard.fr, la collecte des archives numériques et l’administration des systèmes d’archivage électronique (SAE).

Les Enjeux

Le département du Gard dispose de deux SAE en production : un dédié à l’archivage des données à conservation définitive (10 versements, 4 638 fichiers, 1,62 Go depuis l'entrée en production), en production depuis fin 2024, et un autre dédié à l’archivage des données éliminables, en production depuis décembre 2025, pour lequel le rôle des Archives départementales se limite aux paramétrages des instances et à l’accompagnement aux versements qui sont assurés par les services producteurs (190 versements, 71 712 fichiers, 97 Go). Une chaîne de réalisation manuelle des versements numériques est opérationnelle.

Le poste à pourvoir, positionné plus en amont, vise à renforcer la fonction de collecte d’archives numériques et d’accompagnement aux projets de dématérialisation.

Missions Principales Du Poste

1-Coordonner les actions de collecte numérique et d’accompagnement des projets de dématérialisation, en étant l’interlocuteur privilégié des services producteurs :

• En lien avec la chef du service collecte et traitement des fonds, identifier les données destinées à une conservation définitive à verser dans le Système d’archivage électronique dédié, conformément à la réglementation en vigueur.
• Analyser et modéliser les processus de production documentaire des métiers, afin d’organiser le cycle de vie des documents.
• Accompagner les démarches de dématérialisation des productions documentaires entamées au sein de la collectivité, en vue du versement effectif des données dans les SAE intermédiaire ou définitif.
• Assurer l’administration fonctionnelle des Gestions électroniques de documents (GED), en lien avec la Direction de l’innovation et des systèmes d’information (DISI).
• Réaliser des audits de gestion des archives et analyser les procédures de numérisation, notamment dans le cadre de demandes d’élimination anticipée après numérisation soumis au visa de la Direction des Archives départementales.
• Œuvrer à la prise en main du SAE intermédiaire par les services producteurs (formation, contrôle qualité des versements effectués).
• Collecter et traiter les données numériques, organiser les versements, en assurant notamment le suivi de la phase de préparation des données et des métadonnées.
• Elaborer et enrichir les procédures de collecte adaptées à l’archivage électronique, par flux automatisés ou versements manuels.
• Animer le réseau de référents archives en cours de constitution.
• Participer à l’établissement d’une politique d’archivage électronique.
  
  

2-Coordonner les actions de sensibilisation auprès des services producteurs :

• Assurer une veille technique et réglementaire, et conseiller les services producteurs.
• Organiser des réunions d’information et de formations sur la bonne gestion des données.
• Proposer des actions de sensibilisation à l’échelle de la collectivité, en lien avec la DISI (par exemple sous la forme d’opérations de ménage numérique).
• Elaborer et enrichir les référentiels et les procédures utiles en matière de gestion documentaire (Vademecum synthétisant les bonnes pratiques, référentiel métier, arborescences et plans de classement, règles de nommage des fichiers…)
• Déployer et maîtriser les outils nécessaires au traitement des données numériques en vue de leur archivage.
  
  

3-Participer à L’administration Fonctionnelle Du Système D’archivage Électronique, En Lien Avec L’agent En Charge De Cette Mission

Participer à la réalisation des versements dans le SAE définitif.

• Participer à l’administration fonctionnelle du SAE (paramétrages, référentiel des règles de gestion et des services producteurs, gestion des habilitations, profils d’archivage…).
• Participer aux évolutions du SAE (montées de version, mises à jour de référentiels).
• Participer à l’établissement progressif d’une politique de formats acceptés ou non dans le SAE.
  
  

Missions Secondaires

• Participer à la gestion et à l’enrichissement du SIA, en lien avec les autres agents du service : travaux d’informatisation et de mise en ligne d’instruments de recherche, chantiers de numérisation et d’indexations.
• Participer à l’articulation entre le SAE et le logiciel métier du SIA.
• Effectuer des permanences pour l’accueil du public en salle de lecture : assister les chercheurs, généalogistes et public dans leurs recherches.
  
  

Profil

Compétences/aptitudes Essentielles Pour Tenir Le Poste

• Très bonne connaissance de la législation et de la réglementation archivistique, notamment en terme de collecte.
• Très bonne connaissance des principes de l’archivage électronique, des outils et des normes en vigueur dans ce domaine.
• Appétence pour les nouvelles technologies, maîtrise de l’environnement informatique propre aux archives électroniques.
• Une maîtrise du Standard d’échanges de données pour l’archivage (SEDA) et des outils de traitement de données (ex. Archifiltre) serait un plus apprécié.
• Bonne connaissance des règles et normes de description et d’indexation des documents.
• Capacités à planifier et à suivre des projets. Aptitude à organiser et animer des réunions, gérer les relations avec des prestataires et participer à des groupes de travail.
• Bonne connaissance de l’administration départementale.
  
  

Qualités Essentielles Pour Tenir Le Poste

• Qualités relationnelles (diplomatie, sens de la pédagogie et du dialogue).
• Capacité à travailler en équipe, en transversalité (au sein de la Direction des Archives départementales, avec la Direction de l’Innovation et des systèmes d’information, avec les directions métiers et le prestataire d’assistance à maîtrise d’ouvrage).
• Rigueur et autonomie.
• Sens de l’organisation.
• Capacité rédactionnelle, esprit de synthèse.
• Capacité d’analyse.
• Capacité à convaincre et à accompagner le changement.
• Curiosité et capacité d’apprentissage de nouveaux outils.
  
  

Expérience

Expertise et expérience significative dans les domaines du contrôle scientifique et technique, de la dématérialisation des processus documentaires et de l’archivage électronique.

Formation Initiale

Diplômes avec une spécialisation en archivistique.

Contact Service

Monsieur Nicolas MARTINON, Chef service Numérique

Tel: 04 66 05 05 53

Contact DRH

Madame Blandine PECOURT, Conseillère recrutement

Tel: 04 66 76 37 22

Modalité De Dépôt De Candidature

Les Candidatures doivent être obligatoirement composées de:

• Lettre de Motivation
• Curriculum vitae
• Copie de votre pièce d'identité
  
  

Pour Les Titulaires De La Fonction Publique S'ajoutera

• Une copie de votre dernier arrêté de situation administrative qui précise votre cadre d'emploi, votre grade ainsi que votre indice
• Les 2 dernières évaluations.
  
  

Pour les non titulaires de la fonction publique s'ajoutera :

• Copie de votre dernier Diplôme obtenu et/ou diplôme demandé dans l'offre
  
  

Les candidatures incomplètes ne seront pas étudiées.

Référence de l'offre : ki9bcz88qr