Assistant de direction H/F - #45326

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant de direction H/F

Type de contrat

CDD

Si CDD, durée

3 mois

Temps de travail

Temps plein

Organisation du temps de travail

Poste à pourvoir du lundi au vendredi.

Description du poste

L’assistant de Direction assure le secrétariat de la Direction générale afin d’optimiser la gestion de l’activité des Directeurs. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de l’établissement.

Missions Principales

• Assurer l’interface entre la direction, les services du Centre et l’extérieur :
• Gérer l’agenda des salles de réunions de l’établissement, en lien avec tous les services du Centre ;
• Diffuser les notes de service du DG aux managers médicaux et non médicaux ;
• Transmettre des informations en lien avec l’actualité du Centre et en assurer la liaison entre les différents services de l’établissement ;
• Assurer l’organisation des réunions de travail en coordonnant l’information et l’invitation des personnes concernées et en assurer le suivi ;
• Assurer la conservation des archives et des documents nécessaires aux travaux de Direction ;
• Préparer la présentation de certains dossiers des Directeurs
• Assurer la diffusion des comptes rendus d’instances sur le logiciel de gestion documentaire de l’établissement. (ENNOV)
• Participer à la coordination des différentes manifestations proposées par diverses sociétés ou associations (aide dans l’organisation des réunions grand public ex : inauguration, cérémonie des vœux…)
• Accueillir et orienter les sociétés extérieures et les visiteurs ;
• Gérer le planning d’utilisation des véhicules du Centre ;
• Assurer le secrétariat de la Direction Générale
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat de Direction ;
• Traiter les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel ;
• Rédiger le courrier sur directives générales, assurer la frappe des courriers et de documents annexes ;
• Planifier, gérer l’emploi du temps du DG, des DGA et de la Direction des Affaires Médicales et en assurer l’exécution ;
• Réceptionner, trier le courrier postal-électronique quotidiennement (effectuer sa diffusion, donner les suites…) et s’assurer du suivi ;
• Participer à la gestion du personnel médical :
• Transmettre les bulletins de salaires ;
• Gérer les astreintes du personnel médical ;
• Assurer la prise en charge et la relation avec les usagers :
• Demandes de dossiers médicaux / Réclamations / Commission des usagers.
  
  

Poste à pourvoir dès que possible !

Compétences requises

• Connaître les particularités techniques des domaines de la santé (plans cancers, T2A, Loi HPST, Groupements de coopération sanitaires…) ;
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques et des outils de visioconférence;
• Savoir travailler en équipe ;
• S’adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques ;
• Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées ;
• Etre à l’écoute, rigoureux et organisé ;
• Faire preuve d’empathie.
  
  

Catégorie socio-professionnelle

Non cadre